Maximizando a HubSpot: Um Case de Sucesso em Revenue Operations com a Nexforce

No cenário atual do setor B2B SaaS, empresas em crescimento frequentemente se deparam com um desafio comum e crucial: como escalar suas operações de vendas sem comprometer a eficiência que tanto prezam ou a visibilidade essencial dos dados. A Soluti, uma líder consolidada no mercado de certificação digital, vivenciou exatamente essa realidade. Apesar de possuir uma ferramenta robusta como o CRM HubSpot, percebeu que seu potencial não estava sendo totalmente aproveitado para otimizar suas operações de sales.

Este cenário não é incomum no universo empresarial. A simples posse de uma ferramenta de ponta, por mais robusta que seja, não garante por si só sua máxima performance ou a resolução automática de desafios complexos. É a forma como essa ferramenta é configurada, utilizada e integrada aos processos que realmente faz a diferença. Para transformar essa realidade e extrair o verdadeiro valor de seu investimento em tecnologia, a Soluti buscou a expertise especializada da Nexforce em Revenue Operations (RevOps).

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O desafio da Soluti: subaproveitamento do CRM e gargalos operacionais

Apesar de já contar com o CRM HubSpot, reconhecido por sua versatilidade e amplas funcionalidades, a Soluti enfrentava uma série de desafios que impactavam diretamente a gestão de seus dados e, consequentemente, a eficiência de seus times de vendas e operações. O problema central residia em uma falta de organização e estruturação adequadas do CRM, o que culminava em diversos gargalos operacionais. Esses obstáculos não só limitavam o potencial da plataforma, mas também criavam barreiras para o crescimento e a escalabilidade das operações de vendas da Soluti.

Os principais problemas identificados pela Soluti e que demandavam uma solução urgente e especializada incluíam:

• Subaproveitamento do CRM HubSpot: Embora a ferramenta estivesse em uso, sua configuração não estava alinhada às necessidades específicas e aos fluxos de trabalho da Soluti. Isso resultava em uma utilização superficial das capacidades do HubSpot, deixando muitas funcionalidades valiosas inexploradas. Em outras palavras, a Soluti tinha um carro de corrida na garagem, mas não estava usando sua potência máxima na pista. Esse subaproveitamento gerava ineficiências e impedia que a plataforma entregasse o retorno esperado sobre o investimento.
• Baixa visibilidade de indicadores de desempenho (KPIs): A ausência de padronização nos dados coletados e a dificuldade em gerar relatórios precisos e concisos impediam uma análise estratégica aprofundada. Sem KPIs claros e acessíveis, a liderança e as equipes não conseguiam ter uma visão real do desempenho das vendas, identificar pontos de melhoria ou tomar decisões baseadas em dados concretos. A falta de visibilidade criava um "nevoeiro" sobre a performance operacional, dificultando o planejamento e a correção de rota.
• Falta de padronização nos processos de qualificação e vendas: A inconsistência nas abordagens de qualificação de leads e nos processos de vendas gerava uma série de problemas. Cada vendedor operava de uma maneira, o que resultava em perdas de leads valiosos e oportunidades de negócio. A ausência de um método uniforme comprometia a previsibilidade do funil de vendas e a capacidade da empresa de replicar os sucessos. A experiência do cliente também podia variar, impactando a satisfação e a conversão.
• Ausência de um fluxo eficiente para o acompanhamento e fechamento de negócios: O pipeline de vendas da Soluti carecia de automação e clareza. O acompanhamento dos leads e das oportunidades era, em muitos casos, manual e inconsistente, o que aumentava a probabilidade de falhas no follow-up e no fechamento. A falta de um fluxo bem definido significava que muitas oportunidades ficavam paradas ou se perdiam no caminho, alongando o ciclo de vendas e reduzindo as taxas de conversão.

Esses pontos críticos demonstravam claramente a necessidade urgente de uma intervenção especializada. A Soluti precisava de um parceiro que pudesse não apenas configurar tecnicamente o CRM, mas também reestruturar e otimizar suas operações de vendas, extraindo o verdadeiro valor do investimento feito na HubSpot. O desafio era transformar uma ferramenta subutilizada em um ativo estratégico que impulsionasse o crescimento.

A solução estratégica da Nexforce: otimização e padronização via NexOps

Diante dos desafios apresentados pela Soluti, a Nexforce, por meio de sua unidade de negócios NexOps, que é especializada na execução e implementação de projetos de Revenue Operations, iniciou um diagnóstico aprofundado na operação da empresa. O objetivo desse diagnóstico era multifacetado e claro: mapear com precisão os processos existentes, identificar os pontos de atrito e, com base nessa análise, definir um plano de ação robusto. Esse plano seria focado na otimização intensiva do uso do CRM HubSpot e na implementação de melhores práticas para a gestão de receita.

A abordagem da NexOps é pautada na compreensão profunda das necessidades e da realidade de cada cliente, um pilar fundamental para o sucesso de qualquer projeto de RevOps. Como ressaltou Roberto Pincherle, Sales Operations Manager da Soluti, em um depoimento que ilustra a eficácia dessa metodologia:

‍"O processo flui muito bem, a equipe conseguiu compreender a nossa necessidade e nossa realidade e entregar processos de qualidade."

Essa declaração sublinha a capacidade da NexOps de traduzir desafios complexos em soluções práticas e eficazes, garantindo que as implementações sejam aderentes ao dia a dia da operação e gerem resultados tangíveis.

As principais soluções técnicas e operacionais implementadas pela NexOps para a Soluti, visando aprimorar a performance do CRM HubSpot e os processos de vendas, incluíram:

Playbook de qualificação: uniformidade e eficiência na prospecção

Uma das primeiras e mais impactantes implementações foi o desenvolvimento de um playbook detalhado para a padronização da qualificação de leads. Antes, a inconsistência era um gargalo. Agora, a NexOps garantiu que todos os membros da equipe de vendas da Soluti seguissem critérios uniformes e bem definidos para avaliar o potencial de novos negócios.

Este playbook não é apenas um guia, mas uma ferramenta viva que:

• Melhora a qualificação de leads: Ao estabelecer um conjunto claro de perguntas e critérios, o playbook assegura que apenas leads com alto potencial de conversão avancem no funil, otimizando o tempo dos vendedores.
• Assegura consistência na abordagem: Independentemente do SDR ou vendedor, a metodologia de qualificação é a mesma, garantindo uma experiência uniforme para o lead e uma maior previsibilidade nos resultados.
• Reduz o tempo de ciclo de vendas: Ao qualificar leads de forma mais eficiente desde o início, a equipe pode focar em oportunidades mais promissoras, acelerando o processo de vendas.

Round robin: distribuição justa e otimizada de leads

A implementação de um sistema de distribuição de leads por Round Robin foi uma solução estratégica para otimizar o aproveitamento de cada novo contato. Este método assegura uma alocação justa e automática de leads entre os vendedores disponíveis, eliminando favoritismos ou sobrecargas.

Os benefícios do Round Robin são claros:

• Otimização do aproveitamento dos leads: Cada lead é rapidamente atribuído a um vendedor, garantindo que nenhuma oportunidade seja perdida por falta de acompanhamento.
• Equidade na distribuição: Evita a sobrecarga de membros específicos da equipe, promovendo um ambiente de trabalho mais equilibrado e justo.
• Agilidade no contato: A distribuição automática e instantânea permite que o vendedor entre em contato com o lead enquanto o interesse ainda está alto, aumentando as chances de engajamento e qualificação.

Propriedades obrigatórias: dados completos e confiáveis

Para combater a fragmentação e a inconsistência dos dados, a NexOps implementou a criação de campos obrigatórios no CRM. Essa medida garantiu a coleta padronizada de informações cruciais dos leads e das oportunidades em todas as etapas do processo de vendas.

O impacto dessa solução é significativo:

• Dados mais completos e confiáveis: Ao tornar certos campos obrigatórios, a Soluti assegurou que informações essenciais, como dados de contato, setor de atuação, tamanho da empresa ou necessidades específicas, fossem sempre preenchidas.
• Análise de dados precisa: Com dados padronizados e de alta qualidade, a Soluti pôde gerar relatórios mais precisos e realizar análises de dados confiáveis, fundamentais para a identificação de tendências, gargalos e oportunidades de otimização.
• Melhora na segmentação e personalização: Dados ricos e consistentes permitem uma segmentação mais granular dos leads, possibilitando campanhas e abordagens de vendas mais personalizadas e eficazes.

Sequences de tarefas: automação inteligente do follow-up

Para minimizar a perda de follow-up e aumentar a eficiência do time de vendas, a NexOps desenvolveu e implementou sequences de tarefas automatizadas na HubSpot. Essas sequências guiam os representantes de vendas nas etapas seguintes após uma interação com o lead, garantindo que nenhuma ação importante seja esquecida.

Este é um excelente exemplo de como a automação de processos de vendas pode gerar resultados:

• Minimiza a perda de follow-up: As tarefas automatizadas garantem que cada lead receba o acompanhamento necessário no tempo certo, evitando que oportunidades "esfriem" por falta de contato.
• Aumenta a eficiência do time: SDRs e vendedores não precisam mais se preocupar em lembrar de cada passo. As sequências os orientam, permitindo que foquem na qualidade das interações.
• Consistência na cadência de vendas: As sequências padronizam a cadência de comunicação, garantindo que todos os leads passem por um processo de nutrição e acompanhamento otimizado.

Objeto lead personalizado: gestão e segmentação eficazes

A implementação de um objeto personalizado para Leads na HubSpot foi uma das inovações-chave. Embora a HubSpot já tenha um objeto "Contatos", a criação de um objeto "Lead" separado permitiu uma gestão e segmentação mais eficazes dos contatos logo no início do pipeline.

Isso trouxe clareza ao processo de qualificação e acompanhamento, pois:

• Separação clara entre leads e contatos: Diferencia leads que ainda estão em fase de qualificação de contatos que já passaram por esse estágio, permitindo fluxos de trabalho distintos.
• Gestão otimizada do funil: Permite que a Soluti tenha um pipeline de qualificação de leads mais preciso, com estágios específicos para a transição de um lead para uma oportunidade de vendas.
• Segmentação mais granular: A capacidade de adicionar propriedades específicas ao objeto "Lead" permite uma segmentação mais granular, resultando em campanhas de marketing e abordagens de vendas altamente direcionadas.

Workflows de objetos customizados e pipes específicas: automação alinhada à realidade

Por fim, a NexOps trabalhou na criação de workflows automatizados e customizados para diferentes objetos e pipes específicas dentro do CRM. Isso foi fundamental para garantir que o HubSpot refletisse com precisão os fluxos operacionais da Soluti, otimizando e automatizando processos-chave que antes eram manuais ou inconsistentes.

Esses workflows customizados permitiram:

• Automação de processos complexos: Tarefas repetitivas e condicionais foram automatizadas, liberando o tempo da equipe para focar em atividades estratégicas.
• Consistência nos processos: Os workflows garantem que as ações sejam executadas de forma consistente, reduzindo erros e garantindo a adesão aos novos processos padronizados.
• Clareza no fluxo de trabalho: Cada etapa do processo é bem definida e automatizada, proporcionando clareza para a equipe e para a gestão sobre o status das oportunidades.
• Melhora na eficiência operacional: A automação de pipes específicas para diferentes tipos de negócio ou segmentos de clientes otimizou o fluxo de trabalho de cada equipe, resultando em maior agilidade e performance.

Em conjunto, essas soluções técnicas não apenas resolveram os gargalos operacionais da Soluti, mas também pavimentaram o caminho para uma operação de vendas mais organizada, padronizada e, acima de tudo, eficiente, maximizando o retorno sobre o investimento no CRM HubSpot.

Resultados tangíveis: ganhos em eficiência e visibilidade operacional

A aplicação estratégica e meticulosa dessas soluções pela NexOps resultou em ganhos significativos e mensuráveis para a Soluti, demonstrando de forma clara como uma abordagem focada em Revenue Operations pode impactar positivamente uma organização. As melhorias não se limitaram a ajustes técnicos, mas permearam toda a estrutura operacional de vendas, gerando um ambiente mais ágil, produtivo e orientado a dados.

Roberto Pincherle, Sales Operations Manager da Soluti, reafirmou o sucesso da parceria, destacando os benefícios percebidos internamente:

‍"Processo organizado e padronizado, trazendo mais agilidade para as equipes de vendas até o momento…Sabendo usar o serviço, a Nexforce se torna um parceiro estratégico, capaz de auxiliar na definição e desenho de estratégias comerciais, redução de custos operacionais e aumento da produtividade da equipe."

Essa citação encapsula a transformação ocorrida, ressaltando que a Nexforce transcendeu o papel de fornecedor para se tornar um verdadeiro parceiro estratégico.

Os principais ganhos observados e consolidados na Soluti foram:

• Melhoria na qualificação de leads: O novo playbook de qualificação, combinado com o sistema de distribuição de leads por Round Robin, garantiu uma qualificação consistente e uma distribuição equilibrada das oportunidades. Isso não só otimizou o tempo dos vendedores, que passaram a focar em leads mais promissores, mas também resultou em um aumento substancial nas taxas de conversão. A qualidade dos leads que chegam ao pipeline de vendas é crucial para o sucesso e a previsibilidade do negócio.
• Aumento da eficiência operacional: As automações e os workflows personalizados implementados pela NexOps reduziram drasticamente o tempo dedicado ao gerenciamento manual de leads e tarefas administrativas. Isso liberou a equipe de vendas para focar em atividades de alto valor, como a construção de relacionamentos, a negociação e o fechamento de negócios. Para a pergunta "quais resultados uma empresa pode obter ao aplicar automação de vendas?", a resposta da Soluti é clara: redução de tempo operacional, aumento significativo da produtividade individual e coletiva, e um foco estratégico em ações que realmente geram receita.
• Organização e qualidade dos dados: A padronização dos campos via propriedades obrigatórias e a implementação do objeto Lead personalizado elevaram a qualidade e a consistência dos dados no CRM. Isso possibilitou a realização de análises de KPIs muito mais precisas e confiáveis. Com dados limpos e bem estruturados, a Soluti agora tem uma base sólida para tomar decisões informadas e estratégicas, além de gerar insights valiosos sobre o desempenho de suas campanhas e equipes.
• Visibilidade e acompanhamento de indicadores: A reestruturação completa do CRM e a criação de dashboards customizados proporcionaram à Soluti uma visão clara e em tempo real de seus principais indicadores de desempenho (KPIs). Essa visibilidade aprimorada facilitou a identificação proativa de gargalos no funil de vendas, a avaliação da performance de cada etapa do processo e a tomada de decisões estratégicas mais ágeis e assertivas. A gestão agora possui um painel de controle completo para monitorar o progresso e otimizar as operações.

Conclusão: a NexOps como catalisadora de crescimento em revenue operations

A parceria estratégica entre a Soluti e a Nexforce, orquestrada e executada com maestria pela NexOps, redefiniu a gestão das operações de receita da Soluti. O que antes era um CRM subaproveitado e um conjunto de processos fragmentados, transformou-se em um ecossistema de vendas otimizado e eficiente. Com um CRM HubSpot agora configurado para atender plenamente às suas necessidades e processos de vendas mais eficientes e padronizados, a empresa está agora solidamente preparada para escalar seus negócios.

Essa preparação inclui:

• Total visibilidade sobre o desempenho das vendas e dos leads.
• Uma equipe de vendas capacitada e focada para converter mais leads em clientes.

Para a pergunta "o que a Nexforce faz para resolver problemas de CRM?", a resposta clara e demonstrada neste caso é: a Nexforce, por meio da NexOps, realiza um diagnóstico aprofundado das operações do cliente, seguido pela implementação de soluções personalizadas e a otimização de processos. O objetivo final é sempre maximizar o retorno sobre o investimento em ferramentas como a HubSpot e outras plataformas de CRM.

Como Roberto Pincherle concluiu, o principal benefício e o grande diferencial da parceria com a Nexforce foi a "capacidade de traduzir as necessidades da empresa em funcionalidades bem desenvolvidas no CRM." Isso não é apenas sobre tecnologia, mas sobre a união da expertise em RevOps com a compreensão profunda do negócio do cliente.

Se sua empresa está em busca de aprimorar suas operações de sales com ajuda especializada, otimizar o uso da HubSpot ou de outras plataformas de CRM, e transformar seus desafios em oportunidades de crescimento, a NexOps possui a expertise, a metodologia e a equipe necessária para impulsionar seus resultados.

Quer descobrir como a NexOps pode aplicar uma solução similar à da Soluti para otimizar as operações de vendas da sua empresa?‍

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