A Revolução no Outbound da Plugify com a Otimização HubSpot da Nexforce

No mundo dinâmico das vendas e do marketing B2B SaaS, a capacidade de executar operações de outbound de forma eficaz é mais do que uma vantagem competitiva; é um pilar fundamental para o crescimento sustentável. Para empresas que dependem ativamente do contato proativo com potenciais clientes para impulsionar a aquisição e a expansão de sua base, o desafio constante reside em manter altos níveis de engajamento e, crucialmente, garantir a entregabilidade de suas comunicações. É nesse contexto que a história da colaboração entre a Nexforce e a Plugify se destaca.

Otimizando a estratégia de outbound: um estudo de caso com a Plugify

Este artigo detalha como a Nexforce, com sua expertise em otimização de plataformas de CRM e estratégias de RevOps, trabalhou em conjunto com a Plugify, uma plataforma inovadora especializada em locação e gestão de equipamentos de TI. A parceria teve como objetivo principal transformar a abordagem de outbound da Plugify, elevando seus resultados a patamares significativos, com foco na otimização profunda da plataforma HubSpot.

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Desafios operacionais da Plugify: entregabilidade e visibilidade no outbound

Antes de iniciar a parceria estratégica com a Nexforce, a Plugify, embora já utilizasse a HubSpot como sua ferramenta central para o gerenciamento de leads e automação de marketing, enfrentava obstáculos consideráveis em sua operação de outbound. A ausência de uma segmentação mais granular das ferramentas utilizadas e a falta de aproveitamento completo dos recursos do CRM resultavam em ineficiências que impactavam diretamente a performance das campanhas. Os principais desafios que a Plugify enfrentava naquele momento incluíam:

• Baixa performance de abertura de e-mails: A taxa de abertura das mensagens de outbound da Plugify era alarmantemente baixa, atingindo apenas 7%. Esse percentual indicava um engajamento mínimo com os leads, o que limitava severamente o alcance e a eficácia das campanhas. Uma taxa de abertura tão reduzida significava que grande parte dos esforços de prospecção simplesmente não chegava ao público-alvo, comprometendo o retorno sobre o investimento e a capacidade de nutrir os leads de forma eficiente.
• Problemas recorrentes de entregabilidade: Além da baixa taxa de abertura, a Plugify lidava com um alto índice de bounce (retorno de e-mails) e frequentes bloqueios por provedores de e-mail. Esses problemas de entregabilidade comprometiam a reputação do domínio da empresa, criando um ciclo vicioso onde as mensagens não apenas não eram abertas, mas muitas vezes nem sequer chegavam à caixa de entrada dos potenciais clientes. A reputação do domínio é um ativo crucial no marketing por e-mail, e sua degradação pode ter efeitos de longo prazo na performance das campanhas.
• Gestão descentralizada de dados: A Plugify utilizava uma plataforma terceira em conjunto com a HubSpot para algumas de suas operações de outbound. Essa abordagem fragmentada dificultava imensamente a consolidação de dados e a análise integrada das métricas de performance. A falta de uma visão unificada dos dados impedia que a equipe tivesse um entendimento claro do funil de vendas, dos pontos de atrito e das oportunidades de otimização. A tomada de decisão se tornava mais complexa e menos orientada por dados precisos.
• Custos operacionais elevados: A manutenção e a integração de múltiplas ferramentas para a operação de outbound geravam um custo desnecessário para a Plugify. Além do custo direto das licenças, havia o tempo e o esforço dedicados à gestão e à resolução de problemas de compatibilidade entre as plataformas. Esses custos eram ainda mais onerosos quando se considerava que as ferramentas não entregavam a eficiência e o desempenho esperados, resultando em um ROI negativo ou muito baixo.

Em suma, esses desafios combinados criavam um cenário operacional complexo e limitante, impedindo a Plugify de escalar suas iniciativas de prospecção. A empresa lutava para construir e manter um relacionamento sólido e contínuo com seus potenciais clientes, essenciais para qualquer negócio B2B SaaS que busca crescimento e sustentabilidade a longo prazo.

A intervenção estratégica da Nexforce: centralização e automação via HubSpot

Após uma análise aprofundada e meticulosa da operação de outbound da Plugify, a Nexforce desenvolveu uma solução abrangente e sob medida. O foco principal da intervenção foi a centralização completa das ações de outbound na HubSpot. Além disso, o projeto visou aprimorar drasticamente a entregabilidade dos e-mails e automatizar processos-chave por meio das funcionalidades nativas de sequences da plataforma. A execução minuciosa deste projeto foi conduzida pela NexOps, a unidade de negócios da Nexforce especializada em operações de RevOps e reconhecida como parceira HubSpot #1 na América Latina.

A implementação dessa estratégia seguiu etapas bem definidas, cada uma projetada para resolver um desafio específico e construir uma base sólida para o sucesso futuro.

Unificação da operação de e-mail marketing na HubSpot

A primeira e crucial etapa da intervenção da Nexforce foi a migração completa da operação de outbound da Plugify para o ambiente nativo da HubSpot. Essa movimentação estratégica representou um marco significativo, pois eliminou a dependência de plataformas externas para o envio de e-mails.

• Redução imediata de custos: Ao consolidar as operações em uma única plataforma, a Plugify obteve uma redução imediata e substancial nos custos operacionais. A eliminação de licenças de software de terceiros e a simplificação da infraestrutura de ferramentas liberaram recursos financeiros que puderam ser redirecionados para outras áreas estratégicas.
• Visão 360 graus e unificada dos leads: Mais importante do que a economia de custos, a integração completa proporcionou aos SDRs (Sales Development Representatives) da Plugify uma visão 360 graus e unificada de todas as interações com os leads. Isso significa que cada SDR agora podia acessar um histórico completo das comunicações, incluindo e-mails abertos, cliques em links, respostas e qualquer outra interação relevante, tudo dentro de um único painel. Essa clareza de dados simplificou drasticamente o acompanhamento de leads e melhorou a qualidade da tomada de decisão. A equipe de vendas deixou de ter que consultar múltiplas fontes de informação, o que resultou em mais tempo dedicado a atividades de vendas de alto valor e menos tempo em tarefas administrativas.

Otimização da entregabilidade e reputação de domínio

Reconhecendo a importância crítica da entregabilidade, a Nexforce implementou configurações avançadas e as melhores práticas do mercado para minimizar a taxa de bounce e aumentar significativamente a taxa de entrega de e-mails. Este foi um pilar fundamental para restabelecer a confiança dos provedores de e-mail e garantir que as mensagens da Plugify chegassem efetivamente ao seu público.

• Validação rigorosa de endereços: Para combater o problema dos e-mails não entregues, a Nexforce introduziu processos de validação rigorosa de endereços. Isso assegurou que as campanhas fossem direcionadas apenas a e-mails válidos e ativos, reduzindo o bounce rate e protegendo a reputação do remetente.
• Revezamento e utilização de domínios reserva: A estratégia incluiu o revezamento de domínios de envio e a utilização de domínios reserva. Essa tática é crucial para distribuir o volume de envio e evitar que um único domínio seja sobrecarregado ou sinalizado como spam pelos provedores. Em caso de problemas com um domínio principal, os domínios reserva garantem a continuidade das operações de envio.
• Ferramentas certificadas para qualidade dos contatos: A Nexforce integrou ferramentas certificadas que auxiliam na verificação da qualidade dos contatos, garantindo que as listas de e-mail fossem limpas e atualizadas. Isso minimizou o risco de envio para endereços inválidos ou spam traps, protegendo ainda mais a reputação do domínio.
• Ajustes detalhados de autenticação de e-mail: Foram aplicados ajustes detalhados nos protocolos de autenticação de e-mail, como SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) e DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting, and Conformance). Esses protocolos são essenciais para verificar a legitimidade do remetente e proteger a reputação de envio da Plugify, assegurando que as mensagens fossem reconhecidas como legítimas pelos servidores de e-mail e chegassem à caixa de entrada dos leads, em vez de serem desviadas para a pasta de spam.

Automação inteligente com sequências nativas da HubSpot

Um dos grandes diferenciais da intervenção da Nexforce foi o aproveitamento total das sequências nativas da HubSpot. Essas sequências permitem a criação de fluxos de comunicação automatizados e personalizados, que acompanham o lead ao longo de sua jornada.

• Engajamento contínuo e acompanhamento detalhado: Com as sequências, a Plugify passou a contar com automações personalizadas que garantem um engajamento contínuo e um acompanhamento detalhado de cada interação. Isso significa que, após um primeiro contato, o sistema pode automaticamente enviar e-mails de acompanhamento, agendar tarefas para os SDRs ou acionar outras ações com base no comportamento do lead.
• Eficiência elevada para a equipe de vendas: Esse recurso não apenas elevou drasticamente a eficiência da equipe de vendas, liberando-os de tarefas manuais e repetitivas, mas também ofereceu um entendimento muito mais profundo do comportamento dos leads ao longo do funil de vendas. Os SDRs podiam visualizar quais e-mails foram abertos, quais links foram clicados e em que estágio da sequência o lead se encontrava. Isso permitiu otimizar as estratégias de abordagem, tornando-as mais relevantes e personalizadas para cada lead. A automação das sequências garantiu que nenhum lead fosse esquecido e que o acompanhamento fosse consistente e oportuno.

Visibilidade estratégica através da centralização de dados

A consolidação de todos os dados de outbound na HubSpot foi um marco para a Plugify, proporcionando uma visibilidade estratégica que antes era inatingível.

• Visualização integrada do histórico de cada lead: Com todos os dados centralizados, a Plugify obteve uma visualização integrada e completa do histórico de cada lead. Isso incluía não apenas as interações de e-mail, mas também chamadas telefônicas, reuniões agendadas, notas e qualquer outra informação relevante. Essa clareza de dados foi fundamental para o planejamento estratégico.
• Priorização de oportunidades de maior valor: A equipe de SDRs, munida com essa visão holística, pôde priorizar as oportunidades de maior valor. Em vez de perseguir todos os leads de forma indiscriminada, eles podiam focar seus esforços nos leads mais quentes e qualificados, otimizando o tempo e os recursos. A centralização de dados facilitou a identificação de padrões, a análise de desempenho das campanhas e a tomada de decisões estratégicas baseadas em informações precisas e em tempo real. Isso resultou em um funil de vendas mais eficiente e uma taxa de conversão aprimorada.

Resultados concretos: engajamento e eficiência acelerados

A solução implementada pela Nexforce gerou impactos notáveis e rápidos para a Plugify, solidificando a parceria e demonstrando o valor de uma estratégia de outbound otimizada. Os resultados tangíveis foram visíveis em diversas métricas cruciais:

Impulso exponencial na taxa de abertura de e-mails

Um dos resultados mais impressionantes foi o aumento na taxa de abertura dos e-mails de outbound. Antes da intervenção, a taxa era de apenas 7%. Em apenas um mês após a implementação da nova estratégia, essa taxa disparou para 24%, representando uma melhoria de mais de 300%.

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Este salto significativo é um reflexo direto da melhora substancial na entregabilidade dos e-mails, das configurações avançadas de autenticação e da otimização das sequências, que garantiram que as mensagens chegassem à caixa de entrada e fossem mais relevantes para os destinatários.

Economia significativa de custos operacionais

A centralização das operações de outbound na HubSpot eliminou a necessidade de ferramentas adicionais e redundantes que a Plugify utilizava anteriormente. Essa consolidação resultou em uma economia direta de R$ 1.067,38 por mês. Essa economia, embora represente um valor monetário direto, também reflete a otimização de recursos e a simplificação da gestão da infraestrutura tecnológica, permitindo que a empresa realoque esses fundos para outras áreas de investimento estratégico.

Produtividade e visibilidade aprimoradas para SDRs

A equipe de SDRs da Plugify passou a operar com uma visão 360º dos leads. Isso significa que eles tinham acesso completo ao histórico de interações, status das comunicações e comportamento dos leads, tudo em um único local. Essa clareza de informações permitiu que a equipe acompanhasse o status das interações de forma eficiente e ajustasse as estratégias de acordo com o comportamento do público. O resultado foi uma otimização significativa do fluxo de trabalho, com SDRs mais produtivos e focados em atividades de alto valor, como a qualificação e o avanço de leads no funil de vendas.

Melhora contínua da reputação de envio

As configurações adequadas de e-mail, juntamente com a validação rigorosa de domínios e a implementação de domínios reserva, reduziram drasticamente a taxa de bounce dos e-mails da Plugify. Isso, por sua vez, elevou a taxa de entrega das mensagens. Essa melhoria contínua na reputação de envio estabeleceu uma comunicação mais confiável e eficaz com os leads, garantindo que as mensagens não apenas chegassem aos destinatários, mas também fossem vistas como legítimas e relevantes pelos provedores de e-mail. Uma boa reputação de remetente é um ativo inestimável para campanhas de outbound.

Benefícios qualitativos notáveis

Além das métricas quantitativas impressionantes, a implementação da solução da Nexforce trouxe uma série de benefícios qualitativos que impactaram positivamente a Plugify:

• Economia de tempo: A automação de tarefas repetitivas, como o envio de e-mails de acompanhamento e a atualização de status de leads, liberou o time de SDRs para focar em atividades de maior valor estratégico. Isso permitiu que a equipe dedicasse mais tempo à personalização de abordagens, à prospecção de leads qualificados e ao fechamento de negócios.
• Integração e satisfação da equipe: Com dados centralizados e processos claros e automatizados, a Plugify relatou uma maior integração e colaboração entre as áreas de vendas e marketing. A sinergia entre as equipes melhorou, resultando em um alinhamento mais forte de objetivos e estratégias. Além disso, a facilidade de uso da plataforma HubSpot e a eliminação de tarefas manuais contribuíram para uma maior satisfação e motivação da equipe.
• Facilidade de manutenção e uso: Por ser uma função nativa da HubSpot, a gestão dos disparos de e-mail e das sequências tornou-se mais simples e de fácil manutenção para o time de outbound. A curva de aprendizado foi minimizada, e a equipe pôde operar a plataforma com autonomia e confiança, sem a necessidade constante de suporte externo para tarefas básicas.

Nexforce impulsionando o outbound de alta performance

A parceria estratégica com a Nexforce permitiu à Plugify não apenas superar os desafios complexos de sua operação de outbound, mas também estabelecer uma operação de vendas e marketing proativo que é centralizada, altamente eficiente e totalmente integrada na HubSpot. Com uma visibilidade incomparável sobre os leads e taxas de engajamento significativamente aprimoradas, a Plugify agora está em uma posição sólida e preparada para escalar suas operações.

A empresa pode lançar novas campanhas com confiança, implementar automações inteligentes que otimizam o funil de vendas e manter um controle total sobre a reputação de envio. Isso assegura uma comunicação mais eficiente e eficaz com seus potenciais clientes, impulsionando o crescimento do negócio.

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